RPA: 5 PUNTOS QUE DEBES CONSIDERAR ANTES DE COMENZAR A ROBOTIZAR TUS PROCESOS

Por: Leonardo Escobar 

Tiempo de lectura: 4 minutos


Ante los desafíos que trae consigo la industria 4.0, junto con la necesidad de contar con modelos de negocio cada vez más rentables y eficientes; Robotic Process Automation (Ver RPA: Una apuesta segura hacia la transformación digital) ha sido puesto a prueba en diferentes industrias y escenarios de negocio con resultados indiscutibles en los principales drivers de negocio como: Experiencia de cliente, reducción de costos y excelencia operativa.

Si ya has tenido oportunidad de explorar esta tecnología y estás convencido de que es la solución a tus objetivos estratégicos y/o tácticos. Lo siguiente que necesitas, es un punto de partida, para que tu evaluación de las opciones en el mercado, así como los procesos que debes robotizar se convierta en un análisis inteligente en lugar de exhaustivo.

Sigue este modelo de madurez que hemos consolidado para tí, basado en las mejores prácticas del mercado, así como de las opiniones de diferentes expertos en la materia. Recuerda que esto debe hacerse acompañado de especialistas en el tema, ya sea interna o externamente:

  1. Análisis de factibilidad: En esta primera fase, se realiza un estudio tan completo como sea posible, de aquellos procesos repetitivos y manuales que, en primera instancia, podrían parecer susceptibles a robotizar. Puedes incluir procesos de soporte a la operación o que impactan directamente al negocio y generan rentabilidad. Considera que los procesos de soporte a la operación que se roboticen generan eficiencias en una relación 3 a 1, mientras que los procesos de negocio lo hacen en una relación 7 a 1.

    Toma en cuenta en tu análisis, aquellas variables como, tiempo de procesamiento, transaccionalidad, tiempo y costo de un colaborador dedicado a la ejecución del proceso, periodicidad y frecuencia de las actividades, tiempo de respuesta al cliente, entre otras que hagan sentido a tu negocio.

    En esta fase será necesario el juicio experto de un consultor RPA (ya sea interno o externo) para emitir un dictamen previo de aquellos procesos susceptibles a robotizar y que avanzarán a la siguiente etapa.

  2. Análisis de complejidad: Una vez realizado el levantamiento y análisis de factibilidad de los procesos, se debe determinar el esfuerzo de horas hombre que tomará robotizar cada proceso.

    Además de las variables mencionadas en el análisis de factibilidad, considera realizar un mapeo de la tecnología con la que se va a interactuar en cada uno. Esto es importante como un insumo para el método de estimación que se utilice (Juicio experto, analogía, COSMIC, entre otros).

    Típicamente el nivel de complejidad de los procesos a robotizar se clasifica en: Bajo (2 a 4 semanas), Medio (5 a 10 semanas) y Alto (12 o más semanas). Esta es una referencia útil para tomar decisiones más adelante cuando debas realizar la planeación estratégica para la ejecución de la robotización.

  3. Selección de software: Durante la estimación o análisis de complejidad, el consultor experto en RPA tendrá en mente aquellas plataformas que pueden ser capaces de entregar el resultado necesario de acuerdo con la complejidad de los procesos y más importante aún, la tecnología con la que van a interactuar (ejemplo: Mainframe, Citrix, Linux, entre otras que pueden representar una limitante incluso para las herramientas más poderosas del mercado).

    Es hasta esta etapa donde las variables de complejidad son analizadas, con el objetivo de contar con las opciones de plataformas RPA que podrán ser consideradas en el caso de negocio. Incluso se puede considerar una demo o Prueba de Concepto para asegurar la correcta interacción con los sistemas y aplicativos internos.

  4. Caso de negocio: En esta siguiente fase, todas las variables analizadas se convierten en la entrada principal para nuestro business case o Caso de negocio, que nos ayudará a decidir sobre la inversión requerida para crear un programa de proyectos de RPA.

    Este caso de negocio de RPA se convierte en un documento vivo que puede ser actualizado a través del tiempo en el proceso de toma de decisión, de acuerdo con la necesidad de nuestro negocio y la estrategia que la compañía persigue.

    El objetivo principal del caso de negocio de RPA es identificar el ahorro total que entregará la tecnología RPA hacia los siguientes años, comparando con los gastos One shot o de una sola vez (CAPEX), así como los gastos de mantenimiento (OPEX) durante el periodo de operación de esta tecnología.

    Por lo anterior, te recomendamos considerar indicadores financieros como ROI (Retorno de la inversión), payback period (Periodo de recuperación de la inversión), entre otras que te permitan defender un caso de negocio sólido y que haga sentido dentro de la organización.

    El caso de negocio de RPA puede ser tan granular como sea requerido por la organización para un proceso de toma de decisión (por compañía, por dirección, por área, por proceso). Sin embargo, recomendamos hacer un caso de negocio global donde los procesos de todos los interesados estén presentes para poder proyectar el mayor beneficio posible y contar con el patrocinio necesario para impulsar un programa de transformación de este tipo.

  5. Roadmap estratégico de robotización: Esta última fase, puede o no ocurrir en paralelo con la fase del caso de negocio y presentarse en conjunto al comité ejecutivo.

    El objetivo es priorizar en una línea de tiempo, los procesos a robotizar, de acuerdo con la estrategia de la compañía y los drivers del negocio que buscan impactar a corto, mediano y largo plazo, como:

  • Incremento en revenue.
  • Experiencia de cliente.
  • Excelencia operativa.
  • Reducción de costos.
  • Prevención de costos (por temas de cumplimiento interno o regulatorio).
  • Otros.

 

Es importante que el programa de proyectos de RPA sea capaz de entregar servicio y resultados en corto tiempo a todas las áreas interesadas y a su vez, sean estas quienes promuevan la cultura de innovación dentro de la compañía

 

Bonus: Aun cuando eventualmente puede ser una estrategia válida crear una célula interna de RPA en la compañía, es importante contar con el apoyo de socios estratégicos que habiliten el conocimiento y capacidades que permitan crear la experiencia interna necesaria y de la mano, llegar a mayores niveles de madurez no solo en esta tecnología sino en materia de transformación digital.

¿Tienes alguna duda? Acércate a los expertos.

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